Отчёты торговых сетей и дистрибьютеров – ускоряем обработку Excel таблиц

Разные форматы отчётности и проблемы их обработки

Контроль работы дистрибьютера – один из ключевых инструментов повышения продаж и аналитики продаж для производителя. Для быстрой обработки отчётности в Excel от поставщиков и дистрибьютеров необходим стандартный вид отчёта для всех участников процесса.

Добиться от дистрибьютеров и торговых сетей применения единой формы отчёта на практике оказывается чрезвычайно трудно, а порой и вовсе невозможно. Причин для этого достаточно:

• отчётность формируется в разном ПО
• отчётность формируется вручную в привычном виде
• сотрудники негативно относятся к нововведениям и не хотят учиться.

Из-за разрозненности в составлении отчётности компаниям-производителям и дилерам зачастую приходится вручную переносить данные о продажах с торговых точек в свои базы данных.

Бесконечный поток отчётов в разных форматах не позволяет быстро обработать данные и перенести в общую базу для хранения, дальнейшего анализа и обработки. В некоторых организациях на поддержку такой отчётности могут тратиться силы нескольких сотрудников на полной ставке.

Отчёт Excel без возможности фильтрации

Вот несколько признаков того, что отчёт составлен некорректно:

• фильтрация и сортировка возможна не по всем параметрам
• отчёт быстрее растёт в ширину, а не в высоту
• параметры отчёта дублируются в произвольных ячейках
• данные в отчёте не структурированы и заполняются для каждой торговой точки отдельно.

Некорректно оформленный отчёт: при текущей форме отчёта фильтрация по виду товара невозможна

Стандартизированный в нашем сервисе приведения к единому формату отчёт торговой сети: фильтрация возможна по всем параметрам

Несмотря на ошибки в оформлении, сам Excel отчёт от дистрибьютера, торговой точки или торговой сети как правило содержит все необходимые и запрашиваемые данные. Можно ли объединить отчёты разного формата, содержащие одни и те же данные автоматически?

Макросы Excel

Обработку отчётов продвинутые пользователи Excel могут выполнить, программируя свои макросы, на каком-то этапе решения задачи, этот вариант устраивает компанию, но такое решение требует постоянной поддержки и обновления формул. Вот список «за» и «против» такого подхода:

• + Легко вносить незначительные правки
• + Небольшая стоимость разработки
• - Сложность поддержки при большом количестве типов обработок
• - Необходимость ручной работы с файлами.

Сервис приведения отчётов к единому формату

С выполнением такой задачи может справиться разработанный под эти цели ИТ-сервис. Решение может быть реализовано в виде специализированного под нужды компании web-приложения с постоянным онлайн доступом для сотрудников. Плюс и минусы этого решения приведены ниже:

• + Простота работы, лёгкое получение результата практически без ручных действий
• + Небольшая стоимость, т.к. решение находится в облаке и реализуется для нескольких клиентов
• + Простота поддержки при возрастающем количестве типов обработок, т.к. программные решения изначально предназначены для таких действий
• - Необходимость ожидания времени (2-3 дня) на создание доработок разработчиком, т.к. решение полностью тестируется.

Показатели эффективности внедрения разнятся в зависимости от степени «запущенности» проблемы. Опыт нашей компании Супер.Веб, занимающейся автоматизацией обработки отчётности, показывает, что средние результаты, на которые можно рассчитывать, это:

• увеличение производительности сотрудников на 24%
• сокращение времени обработки отчётности в десятки раз
• сокращение рутинных операций на 30%.

Обрабатываемые форматы Excel-отчётов

Внимательно посмотрите на изображения, если отчётность Excel от торговых сетей, дистрибьютеров или поставщиков похожа на приведённые примеры, то вы уже можете воспользоваться стандартизацией таблиц с 3 бесплатными файлами для пробы, чтобы привести все данные к общему виду:

Виды файлов, стандартизуемые в приложении

Анализ продаж торговой сети, торговой точки, дистрибьютера или поставщика гораздо быстрее и удобнее проводить по стандартной форме отчёта о продажах. Заставьте отчётность работать на себя, автоматизировав обработку и перенос данных в собственные базы из поступающих Excel таблиц.

P.S. Для стандартизации в системе подходят не только отчёты о продажах, но и любые внутренние отчёты в Excel подвергающиеся частому изменению.

В связи с возрастающей динамикой изменения цен, приведение прайс-листов производителя и его представителей к общему виду, может значительно экономить время на их обработку, высвобождая сотрудников от бесполезной рутины. Стандартизация таблиц и прайс-листов – необходимый шаг для оптимизации бизнес процессов компании.